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【取締役会】過去開催した取締役会の情報は格納できますか？

#取締役会 #開催済み #議事録 #招集通知 #添付資料

対応者：カスタマーサポート
1か月以上前に更新

こちらのページでは、過去に開催した取締役会の招集通知・添付資料・議事録をFUNDOORに格納できるか？」について、ご説明いたします。

実開催：開催済みの取締役会のダッシュボードを作成し、招集通知・資料を格納いただけます。

みなし開催：開催済みの取締役会みなし開催のダッシュボードを作成し、提案書・議事録を格納することは出来ますが、関係者に同意を電磁的に取得しないとステータスが「完了」とならない仕様となっております。必要に応じて「書類管理」機能のご利用をご検討ください。

実開催の場合

ダッシュボード内「開催日付」の箇所に取締役会が行われた過去日付の登録が可能です。
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ダッシュボードの作成手順はこちら

  1. 「経営管理」＞「取締役会」をクリックします。

  2. 画面右上、「新しく取締役会を作成する」をクリックします。
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  3. 「実開催で行う」を選択し、「つぎへ」をクリックします。

  4. 取締役会の開催情報を入力し、「作成する」をクリックします。
    「開催日時」は、過去日付もご選択いただけます。

  5. 必要に応じて「概要・アジェンダ」タブ内に、取締役会の詳細を登録します。
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  6. 作成したダッシュボードは、「取締役会一覧」画面の「開催済み」タブにてご確認いただけます。
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資料格納方法はこちら

  • 招集通知

    • 「招集通知」タブより「FUNDOORで自動作成」「作成したPDFファイルをアップロード」が可能です。
      ※アップデートできる招集通知ファイルは1部となり、アップロードしたファイルは削除・修正いただけませんのでご留意ください。
      ※過去日の取締役会の場合、招集通知の送信先選択画面は表示されません。

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  • 議事録・署名

    • 「議事録・署名」タブより「FUNDOORで自動作成」「作成済み議事録をアップロード」が可能です。
      ※アップデートできる議事録ファイルは1部です。
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    • 議事録の電子署名依頼も可能です。

      ダッシュボードのステータスを「完了」にされたい場合には、
      ・「電子署名を依頼する」より、参加者全員からの電子署名を回収する
      ・署名済みの議事録ファイルをアップロードのうえ「FUNDOORで署名せずに完了する」をクリックする
      のいずれかを実施します。

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  • 添付資料

    • その他の資料は「概要・アジェンダ」タブ下部の「その他の添付資料」＞「添付資料を編集」よりアップロードいただけます。
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みなし開催の場合

ダッシュボード作成時、「みなし開催日」に過去日時を選択できます。
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ダッシュボードの作成方法はこちら

  1. 画面上部の「経営管理」＞「取締役会」をクリックし、遷移します。

  2. 画面右上の「新しく取締役会を作成する」をクリックします。
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  3. 「みなし開催で行う」を選択し、「つぎへ」をクリックします。

    注意事項を確認したうえで、チェックを入れ、「みなし開催で行う」の選択をお願いいたします。

  4. 取締役会の開催情報を入力します。
    「開催日時」は、過去日付もご選択いただけます。
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  5. 必要に応じて「概要・アジェンダ」タブ内に取締役会の詳細をご登録します。
    ​

  6. 作成したダッシュボードは、「取締役会一覧」画面の「みなし開催」タブにてご確認いただけます。
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    ダッシュボード内のステータスを「完了」にするためには

    ①参加役員全員からの同意書　②議事録への署名（電子署名もしくは実印）

    が必要になりますことご留意ください。

資料の格納方法はこちら

  • 提案書

    • 「提案書・同意書」タブの「作成したPDFファイルをアップロード」より、作成した提案書をアップロードします。
      ※アップデートできる提案書ファイルは1部となり、アップロードされたファイルは削除・修正いただけませんのでご留意ください。
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    • アップロード後、提案書の送付先（同意書の要請先）を選択します。
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      ※同意書の回収が完了しないと、議事録の電子署名依頼ができず、またダッシュボードの進捗を「完了」にすることができませんのでご注意ください。
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  • 議事録

    • 「議事録・署名」タブの「作成済み議事録をアップロード」よりアップロードできます。
      ※アップロードできる議事録ファイルは1部です。
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    • ​アップロードされた議事録ファイルに対し、電子署名依頼を送付することも可能です。
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      ダッシュボードのステータスを「完了」にされたい場合には、
      ・「電子署名を依頼する」より参加役員全員の電子署名を回収する
      ・署名済みの議事録ファイルをアップロードのうえ「FUNDOORで署名せずに完了する」をクリックする
      のいずれかを実施します。

  • 添付資料

    • その他の資料は「概要・アジェンダ」タブ下部の「その他の添付資料」＞「添付資料を編集」にてアップロードいただけます。
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よくあるご質問

Q:その他、活用検討できる機能はありますか？

A:「書類管理」機能についてご案内いたします。任意のフォルダを作成して書類を格納することが可能です。

「書類管理」機能で行えることは、以下の通りです。

1

社内外との資料格納・共有

2

社内外との資料レビュー

3

開催ステータスが「完了」の取締役会で利用した書類が「アーカイブ」タブに自動保存される

ご操作方法

「書類管理」機能への資料格納手順についてご説明いたします。

  • 「株主管理」＞「書類管理」をクリックします。
    画面右上の「書類の追加」＞「ファイルアップロード」にてファイルをアップロードします。
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    「書類の追加」＞「フォルダの作成」および「ファイルアップロード」は、アクセスされているフォルダ配下での挙動となります。
    （例：上記画面上にて「ファイルアップロード」を行うと、「社内資料共有」タブ配下にファイルが格納されます。フォルダ内でご操作されたい場合には、該当フォルダまでアクセスします。）
    ​

説明は以上でございます。

ご不明点がある場合は、画面右下のチャットよりお問い合わせください。
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