これまで、「電子契約」機能で締結した書面を「書類管理」機能へアップロードする際に、手動でのダウンロードと「書類管理」へのアップロードが必要でした。
本アップデートにより、「電子契約」機能の詳細画面から直接、「書類管理」のフォルダへ保存していただけるようになりました。
また、「電子契約」機能の詳細画面には保存先のフォルダ名がリンクとして表示されます。そちらをクリックするだけで該当フォルダの画面へアクセスでき、スムーズに管理ができるようになりました。
⚠️ご注意点⚠️
大切な書類となりますため、保存先フォルダの共有設定にはご注意ください。
もし、株主様や社外の方に閲覧権限があるフォルダへ保存されますと、該当の方々も書面の閲覧やダウンロードが可能となってしまいます。
恐れ入りますが、あらかじめ保存先フォルダの権限状況をご確認いただいたうえで、保存操作を行っていただきますようお願いいたします。
ご操作方法
1. 締結済みの「電子契約」の詳細画面で「書類管理に保存」をクリックします。
双方締結・差し入れの場合は、締結が完了した書面のみ表示されます。
多者間締結の場合は、署名者全員の署名が完了した書面のみ表示されます。
2. 保存先のフォルダを選択します。
「社内資料共有」または「株主資料共有」を開き、その中に表示されるフォルダから保存先を選びます。
⚠️ご注意点⚠️
「社内資料共有」や「株主資料共有」へ直接保存することはできない仕様となっております。恐れ入りますが、それらを開いた中にあるフォルダを保存先としてお選びください。
3. 「このフォルダに保存する」をクリックします。
4. 保存が完了すると、詳細画面に保存先フォルダ名が表示されます。
フォルダ名をクリックすると、「書類管理」内の該当フォルダを直接開くことができます。
5.「書類管理」では、「電子契約」から保存した書面に専用のアイコンが付くため、他のファイルとひと目で区別してご確認いただけます。
よくあるご質問
Q. 保存先のフォルダを後から変更できますか？
A. 保存先を変更したいときは、いったん「書類管理」から書面を削除し、あらためて希望のフォルダへ保存し直してください。誤ったフォルダに保存してしまった場合でも、やり直せますのでご安心ください。「書類管理」ではアップロード後のファイルをフォルダ間で移動する操作に対応していないため、この運用をお願いしています。
Q. 「書類管理」で書面を削除すると、「電子契約」内の書面も削除されますか？
A. 「電子契約」から「書類管理」に保存した書面は、「電子契約」の原本とは別に、コピーとして「書類管理」に保存されています。「書類管理」で削除されるのはこの「書類管理」側のコピーだけで、「電子契約」機能内の締結データ・署名履歴はそのまま残り、影響しません。削除後は「電子契約」の詳細画面に再び「書類管理に保存」が表示され、必要であればいつでも保存し直せます。
Q. 1つの書面を削除したら、他の書面もまとめて削除されました。なぜですか？
A. 1件の電子契約で同時に締結された書面は、ひとまとまりとして扱われます。そのため、いずれかを削除すると、同時に締結された書面もあわせて削除されます。いずれの場合も、「電子契約」側の締結済みの書面には影響しません。
Q. 「電子契約」側の操作で、「書類管理」に保存した書面が消えることはありますか？
A.「電子契約」機能で締結した書面は、そもそも削除ができない仕様となっていますので、「電子契約」機能の操作が「書類管理」機能に影響を与えることは、基本的にございません。
なお、「書類管理」機能でのデータ削除は可能です。（この場合、もちろん「電子契約」機能に電子契約のデータは残ります）
Q. 保存した書面のファイル名は変更できますか？
A.締結済みの書面は、署名・締結内容の正当性（原本としての追跡可能性）を保つため、「電子契約」から保存した書面のファイル名は変更できません。別の名前で管理したい場合は、書面をダウンロードのうえ、名前を付けて「書類管理」へアップロードしてください。なお、「電子契約」機能側で、対象となる書面のシステム上の管理名称（タイトル）の変更は可能です。詳しくはこちらをご覧ください。（手動でアップロードした場合、「電子契約」から保存した書面に付く識別アイコンは表示されません。）
より便利になった「書類管理」機能を是非ご活用ください。