「株主総会」機能をご利用いただくにあたり、時折ご質問いただく「電子投票」とFUNDOORの仕様である「委任状でのご回答」の違い、「株主総会」機能でできることをご説明します。
はじめに：FUNDOORの「株主総会」機能で実現していること
「Webを活用した委任状回収」です。
株主様はWeb上で委任状を作成・回答できます。
下記は、一般的な会社法上の規定・実務を踏まえた解釈をもとに記載しております。
最終的なご利用のご判断は貴社のご状況を踏まえご対応いただけますようお願い申し上げます。
1. 株主総会における議決権行使とは
株主様が、株主総会の決議事項（役員の選任、計算書類の承認、定款の変更など）に
ついて、賛成・反対等の意思表示をすることです。
2. 議決権を行使する方法
主に4つの方法があります。
①株主総会に直接出席して投票する
②議決権行使書面（紙）で事前に投票する（書面投票）
③Web上で事前に投票する（電子投票）
④代理人（議長など）に投票を委任する（委任状）
※代理人になれる方について定款に定めがある場合は、その定めに従います。
※FUNDOORの「株主総会」機能で招集通知を送付した場合、株主様には
「④代理人への委任（委任状）」の方法で、委任状を作成・ご回答いただく仕様です。
3. 「電子投票」と「委任状」の違い
「誰が投票を行うか」という点に違いがあります。
株主総会の議案に対して株主様の意思を届ける目的は、どちらも同じです。
「電子投票」：株主様ご自身がWeb上で投票します。
「委任状」：株主様が代理人に投票を託します。
項目 | 電磁的方法による議決権行使 | FUNDOORでの |
仕組み | 株主様ご自身がWeb上で直接投票（議決権を行使）します。 | 代理人（議長など）に |
根拠条文 | 会社法第298条第1項第4号 | 会社法第310条 |
会社側の導入条件 | 取締役会等での決議が必要。 | 電子投票のような採用のための決議は不要。（一般的な代理行使） |
招集通知の発送期限 | 2週間前まで（中14日） | 非公開会社（譲渡制限会社）：
|
※招集通知をメール等で送付する場合は、別途株主様からの事前承諾（会社法第299条第3項）が必要です。
4. 「株主総会」機能でできること
FUNDOORの「株主総会」機能では、
招集通知の作成から議事録の保管まで、一連の業務をサポートします。
いつでも・どこでも操作できる
インターネット環境があれば、操作が可能です。
委任状回答は、開催日時までシステム上で受け付け可能です。
開催履歴が蓄積されるため、一元管理が可能になり、検索性も向上します。
そのため、担当者様が変更になった際も引継ぎがスムーズに行えます。
業務の手間を削減できる
郵送にかかる時間や、委任状を手作業で集計する手間の削減が期待できます。
人的ミスの低減が期待できる
「株主名簿」をもとに招集通知を作成・送付できるため、記載漏れ・送付漏れ・誤送信・誤記入といった人的ミスの低減が期待できます。
また、株主様の招集通知閲覧状況が可視化され、必要に応じて再送も可能です。
コストを抑えられる
書面の印刷・発送費用や集計作業にかかるコスト削減につながります。
詳細はこちら
詳細はこちら
① 招集通知フェーズ
できること
招集通知の自動作成
英語版の招集通知の作成も可能です。
配信（電磁的送付の同意を得た株主様向け）
招集通知の開封状況の進捗確認
必要に応じて招集通知の再送も可能です。
導入のメリット
総会ご担当者様
「株主名簿」をもとに作成するため、記載漏れ・送付漏れ・誤送信・誤記入のリスクの軽減が期待できます。
閲覧状況が可視化され、必要に応じて再送も可能です。
郵送の印刷・発送費用・手間の削減につながります。
株主様
インターネット環境があれば、招集通知の内容をご確認いただけます（郵送到着を待つ必要がありません）。
委任状回答完了後、委任状回答控えをメールでお受け取りが可能です。
② 委任状回答フェーズ
できること
Web上での委任状作成・回答
※委任状（代理権を証明する書面・電磁的記録）は、会社法上、株主総会の日から3か月間、本店に備え置く必要があります（会社法第310条第6項）。
代理人の指定
各議案に対する賛否等の登録
委任状の自動集計・一元管理
郵送対応分の登録
「郵送用の招集通知・委任状（PDF）」の生成
導入のメリット
総会ご担当者様
委任状をシステムが自動集計するため、集計時間の削減につながります。
株主様
開催日時までシステム上で回答を受け付けているため、都合の良いタイミングでオンライン回答ができます（かんたん3STEP操作です）。
③ 議事録フェーズ
できること
議事録の自動作成
決議報告の送付
※株主様への決議結果の通知は会社法上の義務ではなく、任意のご案内としてご利用いただけます。
過去開催分の格納
※株主総会議事録は、会社法上、株主総会の日から10年間、本店に備え置く必要があります（会社法第318条）。FUNDOORに格納した議事録は、本店において閲覧・印刷が可能な状態にしておくことで、電磁的記録による備置きとしてご活用いただけます。支店での備置きの要否など、具体的な取り扱いについては貴社の顧問弁護士等にご確認ください。
ステータスが「完了」になっている議事録の一括ダウンロード
導入メリット
総会ご担当者様
開催の履歴がFUNDOORに蓄積されるため、一元管理・検索性の向上につながります。担当者が変更になっても運用がスムーズです。
説明は以上でございます。
ご不明点がある場合、FUNDOOR画面右下のチャットよりお問い合わせください。