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【株主総会・実開催】委任状の回収状況を確認・編集する

#株主総会 #実開催 #委任状 #招集通知

対応者:カスタマーサポート
3週間以上前に更新

本ページでは、株主総会の招集通知送信後に、事業者側が行う以下の操作について説明します。

・郵送用の招集通知・委任状の資料ダウンロード

・参加株主の状況

・紙で受け取った委任状の保存および「議案の賛否」の登録

・招集通知および委任状の再送


①ダッシュボードとは?

作成した株主総会の詳細を記載しているページです。


②ダッシュボードでできること

 

a:作成した招集通知の確認

以下を確認することが可能です。

 ・招集通知(※FUNDOORよりメールでお送りした招集通知を指しています)

 ・郵送用の招集通知・委任状(ダッシュボード内の情報を元に自動生成されます)

【POINT】

郵送で「招集通知・委任状」の送付する場合は、こちらより資料をダウンロード、ご活用ください。

b:委任状回答状況の確認

「参加株主の状況」欄にて、進捗状況の確認ができます。


「参加株主の状況」のステータスの説明は以下です。

  • 全ての株主:全株主が表示されます。

  • 発送未完了:提案書・同意書を送信していない/送信中/送信エラーの状態

  • 発送完了(メール):発送手段が案内メールで、「メール送信状況」欄が「メール送信済み(未開封)」「メール送信済み(開封済み)」のいずれかの状態

  • 発送完了(郵送等):発送手段が郵送等かつ発送日時が登録されている状態

  • 委任状(郵送):「議決権行使方法」欄が「委任状(郵送)」の状態

  • 委任状(電子):「議決権行使方法」欄が「委任状(電子)」の状態

  • 再通知エラー:再通知が送信エラーになった状態

  • 未回答:議案に対する同意意思が回答されていない状態発送未完了:提案書・同意書を送信していない状態

c:議決権行使状況の編集

郵送で招集通知・委任状を送った場合のステータス管理・委任状登録

郵送で招集通知・委任状を送った場合や会場に出席された場合などにご利用いただけます。

【POINT】

ステータス「未送信」」は、FUNDOORからメールで招集通知・委任状を送信していない状態です。

  1. 該当の株主の「…」をクリックし、「議決権行使状況の編集」をクリック。

  2. 委任状(郵送)を選択します。

  3. すでに委任状の回収が完了してる場合は、「ファイルを選択」から、アップロードを行います。

  4. 「議案の賛否」について、回答いただいている場合は選択します。

    議案の賛否は、実開催の場合は「賛成」「反対」のいずれかをご選択いただけますが、一度議決権の行使状況を更新されると「未回答」に戻すことができませんのでご留意ください。

  5. 「更新する」をクリックします。

会場へ出席

株主総会当日、会場に参加された株主がいた場合ご利用いただけます。

  1. 該当の株主の「…」をクリックし、「議決権行使状況の編集」をクリックします。

  2. ステータスを「会場へ出席」を選択します。

  3. すでに委任状の回収が完了してる場合は、「ファイルを選択」から、アップロードを行います。

  4. 「議案の賛否」について、回答いただいている場合は選択します。

    議案の賛否は、実開催の場合は「賛成」「反対」のいずれかをご選択いただけますが、一度議決権の行使状況を更新されると「未回答」に戻すことができませんのでご留意ください。

  5. 「更新する」をクリックします。

e:委任状回答リンク再発行

案内メール送付後、ダッシュボード内「参加株主の状況」欄>「回答リンクを表示」をクリックし委任状回答リンクのURLを表示できます。

【POINT】

委任状回答リンクのみご案内を行う場合にご活用ください。

f:回収した委任状のダウンロード方法

株主による委任状提出が完了している場合、以下の方法で委任状のダウンロードが可能です。

  1. 参加株主から、該当の株主様の欄の「委任状」をクリックします。

  2. 画面右上、「ダウンロード」のボタンをクリックします。

    ※使用している環境によって、ダウンロードボタンの位置などが異なる場合がございます。


説明は以上でございます。

ご不明点がある場合は、画面右下のチャットよりお問い合わせください。

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