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【株主総会・みなし開催】同意書の回収状況を確認・編集する

#株主総会 #みなし開催 #みなし #書面 #決議 #同意書

対応者：カスタマーサポート
3週間以上前に更新

本ページでは、株主総会の招集通知送信後に、事業者側が行う以下の操作について説明します。

・郵送用の招集通知・委任状の資料ダウンロード

・参加株主の状況

・紙で受け取った委任状の保存および「議案の賛否」の登録

・招集通知および委任状の再送

①ダッシュボードとは？

作成した株主総会の詳細を記載しているページです。

②ダッシュボードでできること

a：作成した提案書の確認

以下を確認することが可能です。

　・提案書（※FUNDOORよりメールでお送りした提案書を指しています）

　・郵送用の提案書・同意書

【POINT】

郵送で「招集通知・委任状」の送付が必要な場合は、こちらより資料をダウンロードください。

b：同意書回答状況の確認

「参加株主の状況」欄にて、進捗状況の確認ができます。

右横のプルダウンよりステータス別にソートできます。
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「参加株主の状況」のステータスの説明は以下です。

  • 全ての株主：全株主が表示されます。

  • 発送未完了：提案書・同意書を送信していない/送信中/送信エラーの状態

  • 発送完了（メール）：発送手段が案内メールで、「メール送信状況」欄が「メール送信済み（未開封）」「メール送信済み（開封済み）」のいずれかの状態

  • 発送完了（郵送等）：発送手段が郵送等かつ発送日時が登録されている状態

  • 同意書（郵送）：「議決権行使方法」欄が「同意書（郵送）」の状態

  • 同意書（電子）：「議決権行使方法」欄が「同意書（電子）」の状態

  • 再通知エラー：再通知が送信エラーになった状態

  • 未回答：議案に対する同意意思が回答されていない状態

c：郵送で提案書・同意書を送った場合のステータス管理・同意書登録

1.ダッシュボード内「参加株主の状況」欄＞該当の株主の「…」＞「議決権行使状況の編集」をクリック。
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2.「議案の賛否」を選択肢、「更新する」をクリックします。
　回収した同意書などあれば、「ファイルを選択」よりアップロード・管理が可能です。
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議案の賛否は、みなし開催の場合は「同意する」「同意しない」のいずれかをご選択いただけますが、一度議決権の行使状況を更新されると「未回答」に戻すことができませんのでご留意ください。
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d：提案書および同意書の再通知

【POINT】

FUNDOORからメールで提案書を送った後、以下のような課題がある場合はご覧ください。

　・同意書の回答がなかなか来ない

　・株主から再送してほしいと依頼を受けた

　・提案書送信後、異なるメールアドレス宛に送信してほしいと依頼を受けた

　・ステータス「送信エラー」になってしまった

【「注意事項】

「発送未完了」の場合、

FUNDOORからメールで招集通知・委任状を再送することができませんのでご注意ください。

1.ダッシュボード内「参加株主の状況」＞該当株主情報欄内「再通知」をクリック。
​

2.「メールアドレス」と「コメント」を確認した上で、「再送する」をクリック。
メールアドレスを変更する場合は「送信先変更」をクリックし、変更後のメールアドレスを入力します。
​

「送信先メールアドレスを変更」より変更したメールアドレスは株主名簿に反映されません。

必要に応じて、株主名簿のメールアドレスの変更ください。

e：同意書回答リンクの取得

「参加株主の状況」欄＞「回答リンクを表示」より同意書回答リンクのURLを表示することが可能です。

【POINT】

同意書回答リンクのみご案内する場合にご活用ください。

f：回収した同意書のダウンロード方法

同意書回収済み(電子)のステータスの場合、以下の方法で同意書のダウンロードが可能です。

  1. 「参加株主の状況」から、該当の株主様の欄の「同意書」をクリックします。
    ​

  2. 画面右上、「ダウンロード」のボタンをクリックします。

    ※使用している環境によって、ダウンロードボタンの位置などが異なる場合がございます。

g：議事録の作成

詳細はこちらのページでご説明しています。ご覧ください。

ｈ：決議報告書の送付

詳細はこちらのページでご説明しています。ご覧ください。

説明は以上でございます。

ご不明点がある場合は、画面右下のチャットよりお問い合わせください。

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