こちらのページでは、取締役会機能の使用方法についてご説明します。

①取締役会に参加するメンバーの登録＆権限設定

FUNDOORの「取締役会」機能をご利用いただくには、事前に以下ご準備・ご確認いただく必要がございます。必ずご確認の上、FUNDOORの「取締役会」機能をご利用ください。

取締役会に参加するメンバーの登録＆権限設定をする

1.画面右上より「メンバー管理」をクリックします。

2.右上の「メンバーを追加する」ボタンをクリックします。

3.メールアドレス、氏名、役職を設定の上、権限設定にて「経営管理」を「個別設定」とし、「取締役会」の権限を設定し「完了する」をクリックします。

なお、役職および権限の説明は以下の通りです。

役職の説明

【代表取締役】

　・招集通知の確認（出欠席の回答）：〇

　・議事録の電子署名：〇

【取締役】

　・招集通知の確認（出欠席の回答）：〇

　・議事録の電子署名：〇

【監査役】

　・招集通知の確認（出欠席の回答）：〇

　・議事録の電子署名：〇

【部長】

　・招集通知の確認（出欠席の回答）：×

　・議事録の電子署名：×

【社員】

　・招集通知の確認（出欠席の回答）：×

　・議事録の電子署名：×

【オブザーバー】

　・招集通知メールの受信：〇

　・出欠席の回答：✕

　・議事録の電子署名：✕

【監査法人】

　・招集通知の確認（出欠席の回答）：×

　・議事録の電子署名：×

【株主名簿管理人】

　・招集通知の確認（出欠席の回答）：×

　・議事録の電子署名：×

【社外取締役】

　・招集通知の確認（出欠席の回答）：〇

　・議事録の電子署名：〇

【社外監査役】

　・招集通知の確認（出欠席の回答）：〇

　・議事録の電子署名：〇

【その他】

　・招集通知の確認（出欠席の回答）：×

　・議事録の電子署名：×

権限の説明

【編集可】

　取締役会の新規作成、アジェンダの作成・編集など可

　（招集通知の受信、議事録の電子署名可能）

【閲覧可】

　取締役会を閲覧は可能。しかし、新規作成・編集など不可。

　（招集通知の受信、議事録の電子署名可能）

【閲覧不可】

　取締役会機能へのアクセスが不可

　（招集通知の受信、議事録の電子署名依頼のメール受信は可能。

　しかし取締役会のページへのアクセスが不可。）

登録したメンバーにFUNDOORにログインしていただく

メンバー管理における「ステータス」が「メンバーとして利用中」でない場合、

招集通知を送ることができません。

必ず、「メンバー管理」にご登録したメンバーの方には、こちらに記載の手順でFUNDOORにログインを行っていただきましょう。

💡よくある質問

Q：取締役会参加メンバーの招待を後回しにしてもいいですか？

A：「取締役会」機能を利用する前に必ず設定ください。

取締役会機能ご利用までに設定いただけないと、正しく取締役会機能をご利用いただけない場合があります。詳細はヘルプページをご覧ください。

Q：全員のステータスが「メンバーとして利用中」になっていない場合どうなるの？

A：ステータスが「メンバーとして利用中」でない方に対して、招集通知を送信することができません。　詳細はヘルプページをご覧ください。

Q：メンバーの登録順に決まりはある？

A：特に決まりはございません。しかし、「メンバー管理」画面で表示されるメンバーの順番は「取締役会の議事録の署名一覧」と連動しております。そのため、上から「社長＞専務＞常務…」のように登録（メンバー追加）いただくのがオススメです。

Q：役員ではないが取締役会の招集通知を送りたい人がいる場合

A：こちらのヘルプページをご覧ください。

Q：メンバー招待メールを再送したい

A：申し訳ございません。「メンバーの招待メール」の再送機能はございません。

こちらのページに記載の方法をお試しください。

②【実開催】取締役会の作成（ステップ１）

1.取締役会画面から右上の「新しく取締役会を開催する」をクリックします。

※初めての作成、もしくは開催前の取締役会がない場合は、画面中央「取締役会を作成する」からも作成が可能です。

2.「実開催」をクリックし、「つぎへ」をクリックします。

3.取締役会の開催情報を入力します。

必要事項をを入力し、「作成する」をクリックします。

③参加資格者の選択（ステップ２）

該当の取締役会に対して参加資格がある役員を選択し、登録します。

💡：参加資格者とは？

該当の「取締役会」へ参加すべきメンバーかつ「代表取締役/取締役/監査役/社外取締役」を指します。

参加資格者に追加すると、追加された役員に対して、以下を行うことが可能です。

招集通知をメールで送信
議事録の電子署名依頼

【ご注意事項】

「オブザーバー」には招集通知を送ることはできますが、参加資格者としては選択できません。
取締役会は欠席と事前にわかっている役員の場合も、参加資格者に追加ください。
該当の取締役会に参加資格がないがいる場合は、参加資格者として追加は不要です。

④取締役会のアジェンダと資料の添付（ステップ３）

取締役会の開催にあたって、アジェンダを作成することが可能です。

■議案の追加方法について

アジェンダは「報告事項」と「決議・承認事項」の2つの種別の他に、フリーで入力できる「その他の議題」があります。「その他の議題を追加」は協議事項などの「報告事項」と「決議・承認事項」以外のアジェンダを追加したい際にご利用いただけます。「報告事項を追加」「決議・承認事項を追加」「その他の議題を追加」のいずれかのボタンをクリックし、議案を作成することができます。

「報告事項」は自由記述、「決議・承認事項」については該当する議案を選択して議案名を入力します。

報告事項（※詳細は▶をクリックください）

決議・承認事項（※詳細は▶をクリックください）

追加したい議案が選択肢にない場合、「その他」を選択することで自由記述可能です。

その他の議題を追加

「報告事項」→「決議・承認事項」→「報告事項」のようなアジェンダを作成されたい場合、「その他の議題を追加」をご活用ください。

【ご注意事項】

「その他の議題を追加」で議題の追加を行う際のご注意事項について以下に記載します。

代表取締役への就任、変更に関する議題は「その他の議題を追加」ではなく、

「決議・承認事項」に記載をお願いいたします。

※理由※

代表取締役の選任に関する登記申請をする際は、電子署名した取締役会議事録を使用することができないためです。該当の議案のある場合の議事録は、電子署名機能のご利用がいただけない仕様となっております。詳細については、こちらをご覧ください。

■詳細な内容を確認する方法

※「報告事項」の項目をもとに記載を行っておりますが、「決議・承認事項」でも同様の操作を行うことが可能です。

ダッシュボード上で追加した「議案名」をクリックすると、詳細内容が表示されます。

資料の添付方法について（※詳細は▶をクリックください）

添付資料がある場合は、議案追加後、各議案の右に「添付資料を編集」ボタンより添付を行ってください。アジェンダごとに、資料を添付することが可能です。

議題の編集・削除について（※詳細は▶をクリックください）

議案名右の3点リーダーから議案の編集・削除を行うことができます。

議題の並べ替え方法について（※詳細は▶をクリックください）

※「報告事項」「決議・承認事項」それぞれの範囲の中で並べ替えが可能です。

変更したい項目右側の「議題の順番を変更」をクリックします。
表示された画面で、順番を変えたい議題の「⋮⋮」をクリックしたまま、変更したい場所と入れ替えます。
入れ替えに問題がなければ、「更新する」をクリックします。
ダッシュボードに順番が変更されて表示されます。

⑤招集通知の作成方法（ステップ４）

1.ダッシュボード上の「招集通知」タブをクリックします。

2.作成方法を選択します。

💡「FUNDOORで自動作成」を選択する場合は、事前に概要・アジェンダタブで「報告事項」、または「決議・承認事項」を追加する必要がございます。

「FUNDOORで自動作成」を選択した場合（※詳細は▶をクリックください）

議題に問題がないことを確認し、「つぎへ」をクリックします。

「FUNDOORで自動作成」を選んだ方は、概要・アジェンダタブで入力した内容が反映された状態で編集することができます。
またこちらで追加・編集・削除した議案については概要・アジェンダタブの記載内容に自動反映されます。

必要な場合は、「招集通知添付書類アップロード」を行い、「つぎへ」をクリックします。
Shiftキーを押しながらファイルを複数選択することも可能です。
※添付が不要な場合は、添付操作を行わずに「つぎへ」をクリックして問題ございません。

「作成したPDFファイルをアップロード」を選択した場合（※詳細は▶をクリックください）

「招集通知を作成」の画面で作成した招集通知をアップロードし、「つぎへ」をクリックします。
必要な場合は、「招集通知添付書類アップロード」を行い、「つぎへ」をクリックします。
Shiftキーを押しながらファイルを複数選択することも可能です。
※添付が不要な場合は、添付操作を行わずに「つぎへ」をクリックして問題ございません。