こちらのページでは、株主総会の招集通知の確認＆委任状の作成方法についてご説明します。

①招集通知のご確認

事業者さまが招集通知を配信すると、株主さまにメールが届きます。

題名「●●●株式会社から株主総会の招集通知のご案内が届いております」

下記図の「招集通知の確認＆委任状を作成」をクリックしてください。

クリックすると、招集通知の確認画面に遷移し、今回の株主総会の議案を確認できます。

②委任状の作成

「委任状を提出する」をクリックいただくと、委任状作成の流れをご確認いただける画面に遷移します。

内容をご確認いただき、「招集通知の確認へ進む」をクリックします。

【質問】本人確認はどのように行っていますか？

→委任状回答URLに株主さまごとにトークンを発行し付与しているので、そのURLを知っている方は本人という整理となっています。上記整理については、FUNDINNO弁護士確認の上、仕様としております。

下記画像表示毎に内容をご確認いただき、提出完了まで行うことが可能です。

招集通知の確認　→　添付書類の確認→　委任状の作成→　内容の確認→　提出完了

【例】招集通知確認画面です。

ご確認後「添付書類の確認へ」をクリックいただき、次の画面へすすみます。

💡開催時刻より前までは何度でも委任状を編集することができます。

再提出の方法は、「　【株主総会】提出した委任状を再提出したい」のヘルプページをご確認ください。

③よくある質問

招集通知が届くメールアドレスの変更方法

「　【株主総会】招集通知が届くメールアドレスを変更したい」のヘルプページをもとに、変更をお願いいたします。

役員の選任議案がある場合の回答方法

以下の画像のように複数名の候補者がいる場合の回答方法をご案内します。

候補者全員の選任に「賛成の場合」

「賛成」のみチェックを行ってください。

候補者全員の選任に「反対の場合」

「反対」のみチェックを行ってください。

複数名の候補者のうち、一部の候補者のみ「賛成の場合」

A監査役、B監査役のうち、A監査役の選任のみ「賛成」の場合は、以下のように

「賛成」にチェックし、「反対の候補者」にのみ「除外する」のチェックを入れてください。

委任状提出ボタンをクリックできない場合の対処法

「　【株主総会】委任状提出ボタンをクリックできない時の対処法は？」のヘルプページをご確認ください。

委任状に回答した際のタイムスタンプなどはないのか

株主様宛にFUNDOORから配信される委任状に回答をいただく際は、電子契約サービスはご利用いただく仕様ではございません。

そのため、株主側が委任状の提出を行った時間をタイムスタンプ等で確認することができかねます。

しかしながら、回答完了後、FUNDOORシステムから「[○○株式会社]株主総会の委任状控えが届きました」のメール配信から委任状控え（PDF）が届きます。

そちらから、回答状況のご確認を行っていただくことや、招集通知のご案内配信時のURLから委任状回答状況についてご確認可能です。

招集通知送付の際の「メールにコメント追加」で記載した内容の確認方法

株主総会の招集通知送付する際の「メールにコメント追加」の箇所にご記載いただいた内容に関しまして、後からご確認いただくことができません。

そのため、招集通知を送付する際、以下の方法をご検討いただけますと幸いです。

FUNDOORで用意をしているテンプレートをご活用いただく。
平素より大変お世話になっております。
株式会社●●●●の●●でございます。
この度、弊社の【　「第●回定時株主総会」または「臨時株主総会」　】を開催いたします。
下記のボタンをクリックいただきますと、委任状の作成・送信画面が表示されます。
当日ご出席いただけない場合は、下記のボタンから委任状を送信くださいますようお願い申し上げます。
貴社で作成いただいた「メールにコメント追加」のテキストを「書類管理」機能にて格納いただく。
なお、書類管理の使用方法については、こちらをご確認ください。
「メールにコメント追加」箇所にコメントをご入力いただいた上でテストメールを送付いただき、テストメール文章をメールにて保管いただく。

説明は以上でございます。

ご不明点がある場合は、画面右下のチャットよりお問い合わせください。

【株主総会】招集通知の確認＆委任状作成方法

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