こちらのページでは、取締役会機能の使用方法についてご説明します。

①注意事項

取締役会の「メンバー選択画面」には以下の条件を満たしたメンバーのみが、表示されます。

・「新しく取締役会を作成」をクリックいただいた際に、「メンバー管理」にて「メンバーとして利用中」のメンバー。※「アカウントの作成を待っています」と表示されている場合も選択できません。

・「メンバー管理」にて登録された役職が「代表取締役/取締役/監査役/オブザーバー/社外取締役」のメンバー。

取締役会参加するメンバーが、

上記条件を満たしたうえで、メンバー管理に登録されているか、予めご確認ください。

そのため、取締役会作成後に「メンバー管理」にて追加したメンバーを取締役会参加者として追加する場合、　取締役会を再度作成する必要がございますのでご注意ください。

なお、メンバーの追加方法は、こちらのページをご確認ください。

②取締役会の情報を入力

取締役会画面から右上の「新しく取締役会を開催する」をクリックします。
※初めての作成、もしくは開催前の取締役会がない場合は、画面中央「取締役会を作成する」からも作成が可能です。
取締役会の「タイトル名」、「日時」、「開催場所」、「当日の会議用URL」などの開催情報を入力し、「作成する」をクリックします。

③開催概要の編集方法

開催情報を入力後、ダッシュボードに遷移します。

概要・アジェンダタブにて開催概要の編集や参加予定者の追加をすることができます。

▼開催概要の変更方法について

「開催概要・参加役員」内の開催概要右の「編集」ボタンをクリックすることで、編集画面が表示されます。

一度設定した「取締役会タイトル」や「開催日付」などの開催情報を変更することが可能です。

変更したい内容を入力し、画面下部「更新する」をクリックして保存を行ってください。

▼参加予定者の追加方法について

招集通知を送信することで、「参加予定者」が追加されるため、「ダッシュボードからの参加予定者の追加操作」は任意となります。

なお、招集通知の作成方法は、「⑤招集通知の作成方法」をご確認ください。

「開催概要・参加役員」内の「参加予定者」下の「参加者を追加」をクリックします。
「参加予定者の選択」の画面から、参加者を選択し、更新するをクリックします。
※項目名の「名前」の横のチェックマークをクリックすることで、表示されたメンバーをすべて選択することが可能です。

④取締役会のアジェンダと資料の添付

取締役会の開催にあたって、アジェンダを作成することが可能です。

▼議案の追加方法について

アジェンダは「報告事項」と「決議・承認事項」の2つの種別の他に、フリーで入力できる「その他の議題」があります。「その他の議題を追加」は協議事項などの「報告事項」と「決議・承認事項」以外のアジェンダを追加したい際にご利用いただけます。

「報告事項を追加」「決議・承認事項を追加」「その他の議題を追加」のいずれかのボタンをクリックし、議案を作成することができます。

「報告事項」は自由記述、「決議・承認事項」については該当する議案を選択して議案名を入力します。

▼報告事項

▼決議・承認事項

※追加したい議案が選択肢にない場合、「その他」を選択することで自由記述可能です。

▼その他の議題を追加

※「報告事項」→「決議・承認事項」→「報告事項」のようなアジェンダを作成されたい場合、「その他の議題を追加」をご活用ください。

【ご注意事項】

「その他の議題を追加」で議題の追加を行う際のご注意事項について以下に記載します。

代表取締役への就任、変更に関する議題は「その他の議題を追加」ではなく、

「決議・承認事項」に記載をお願いいたします。

※理由※

代表取締役の選任に関する登記申請をする際は、電子署名した取締役会議事録を使用することができないためです。該当の議案のある場合の議事録は、電子署名機能のご利用がいただけない仕様となっております。詳細については、こちらをご覧ください。

なお、各操作方法は以下をご確認ください。

▼詳細な内容を確認する方法

※「報告事項」の項目をもとに記載を行っておりますが、「決議・承認事項」でも同様の操作を行うことが可能です。

ダッシュボード上で追加した「議案名」をクリックすると、詳細内容が表示されます。

▼資料の添付方法について

添付資料がある場合は、議案追加後、各議案の右に「添付資料を編集」ボタンより添付を行ってください。アジェンダごとに、資料を添付することが可能です。

▼議題の編集・削除について

議案名右の3点リーダーから議案の編集・削除を行うことができます。

▼議題の並べ替え方法について

※「報告事項」「決議・承認事項」それぞれの範囲の中で並べ替えが可能です。

変更したい項目右側の「議題の順番を変更」をクリックします。
表示された画面で、順番を変えたい議題の「⋮⋮」をクリックしたまま、変更したい場所と入れ替えます。
入れ替えに問題がなければ、「更新する」をクリックします。
ダッシュボードに順番が変更されて表示されます。

⑤招集通知の作成方法

ダッシュボード上の招集通知タブをクリックします。

「FUNDOORで自動作成」、「作成したPDFファイルをアップロード」の二つから好きな方を選んでください。

「FUNDOORで自動作成」を選択する場合は、事前に概要・アジェンダタブで「報告事項」、または「決議・承認事項」を追加する必要がございます。

▼「FUNDOORで自動作成」を選択した場合

議題に問題がないことを確認し、「つぎへ」をクリックします。

「FUNDOORで自動作成」を選んだ方は、概要・アジェンダタブで入力した内容が反映された状態で編集することができます。
またこちらで追加・編集・削除した議案については概要・アジェンダタブの記載内容に自動反映されます。

必要な場合は、「招集通知添付書類アップロード」を行い、「つぎへ」をクリックします。
Shiftキーを押しながらファイルを複数選択することも可能です。
※添付が不要な場合は、添付操作を行わずに「つぎへ」をクリックして問題ございません。
メール送信するメンバーを選択し、「確認画面へ」をクリックします。
確認画面で問題がないことを確認後、「送信する」をクリックします。

▼「作成したPDFファイルをアップロード」を選択した場合

「招集通知を作成」の画面で作成した招集通知をアップロードし、「つぎへ」をクリックします。
必要な場合は、「招集通知添付書類アップロード」を行い、「つぎへ」をクリックします。
Shiftキーを押しながらファイルを複数選択することも可能です。
※添付が不要な場合は、添付操作を行わずに「つぎへ」をクリックして問題ございません。
メール送信するメンバーを選択し、「確認画面へ」をクリックします。
確認画面で問題がないことを確認後、「送信する」をクリックします。