FUNDOORの株主総会なら、簡単に株主総会を開催することができます。
こちらのページでは、株主総会の作成方法から、株主に招集通知を送信するまでの流れを説明します。
①株主総会の作成の前のご注意点
FUNDOORの「株主総会」機能をご利用いただくには、事前に以下ご準備いただく必要がございます。
1 | 株主名簿の登録 | |
2 | 株主様と電子にて招集通知発送を行うことの同意を得る |
💡 よくある質問
Q：電子にて招集通知発送を行うことの同意を得られなかった場合はどうなるの？
Q：電子にて招集通知発送を行うことの同意を得られなかった場合はどうなるの？
A：FUNDOORより、電子にて招集通知を送ることができません。（郵送で「招集通知」と「委任状」を株主様にお送りする必要がります）
②株主総会の作成・招集通知の送信方法
実開催の場合
実開催の場合
1.グローバルナビゲーション（ヘッダーメニュー）の株主管理より「株主総会」を選択します。
2.「株主総会を開催する」もしくは「株主総会の開催」をクリックします。
※2回目以降の場合は、画面右上「株主総会を開催する」のボタンのみとなります。
3.「実開催する」を選択し「つぎへ」をクリックします。
4.表示されている項目に併せて、基本情報を入力し、右下「つぎへ」をクリックします。
💡基準日「なし」をお選びいただいた場合は、招集通知送信日が基準日となります。
株主様に海外の方がいらっしゃる場合、英語版の招集通知をFUNDOORで作成・添付して招集通知として送付することが可能です。
詳細についてはこちらをご確認ください。
5.議案の設定を行い、「作成する」をクリックします。
定時株主総会では「報告事項」と「決議事項」に分けて議案を設定することが可能です。
決議事項に関して、FUNDOORで用意している議案テンプレートから選択いただくことが可能です。
テンプレートに合う議案がない際は、一番下の「その他」より「普通決議」「特別決議」に合わせて入力して議案設定をお願いいたします。
6.招集通知の作成を行います。
【ご注意事項】 1度送信が完了してしまうと株主総会の情報変更ができません。
ダッシュボードの「招集通知を作成しましょう」をクリックします。
FUNDOORで自動生成で作成する
FUNDOORで自動生成で作成する
招集通知作成方法の選択ページで、「FUNDOORで自動作成」を選択します。
入力欄の必要事項を入力し、「つぎへ」を押します。
必要な場合はファイルの添付を行い、「つぎへ」を押します。
委任状を作成し、「つぎへ」をクリックします。
※補足：委任状に記載のある「2.復代理人選任の件。」について
この記載は、代理人が出席できなかった場合に、代理人がさらに代理人を選び出席を委任することを認めるものです。
委任状における一般的な記載のため、議案に関わらずデフォルトで記載されております。
また、復代理人を指名する権限は代理人が保有するため、株主が提出する委任状に復代理人を記載する項目は設けられておりません。
（この委任状は株主の委任状であるため、代理人が選定する復代理人については記載不要となります。）
FUNDOORより案内メールの送信の有無を選択し、「つぎへ」を選択します。
FUNDOORから案内メールを送信する場合
FUNDOORから案内メールを送信する場合
送信する株主を選択し、「確認画面へ」をクリックします。
確認画面で、誤りがないことを確認後「送信する」をクリックします。
※「招集通知」 「委任状」をクリックすることで、切替が可能です。
FUNDOORから案内メールを送信しない場合
FUNDOORから案内メールを送信しない場合
招集通知配信日を入力し、完了をクリックしてください。
⚠️注意
一度入力完了すると、後から変更をすることができません。
そのため、入力に誤りがないか必ず確認を行ってください。
PDFファイルでアップロード
PDFファイルでアップロード
招集通知作成方法の選択ページで、「FUNDOORで自動作成」を選択します。
貴社にてご用意をいただいた招集通知をPDFファイルにて添付します。
必要な場合は資料の添付を行い、「つぎへ」をクリックします。
委任状の内容に誤りがないか確認を行い、「つぎへ」を押します。
FUNDOORから案内メールを送信する場合
FUNDOORから案内メールを送信する場合
送信する株主を選択し、「確認画面へ」をクリックします。
確認画面で、誤りがないことを確認後「送信する」をクリックします。
※「招集通知」 「委任状」をクリックすることで、切替が可能です。
FUNDOORから案内メールを送信しない場合
FUNDOORから案内メールを送信しない場合
招集通知配信日を入力し、完了をクリックしてください。
⚠️注意
一度入力完了すると、後から変更をすることができません。
そのため、入力に誤りがないか必ず確認を行ってください。
テストメールを送信したい場合
FUNDOORから案内メールを送る場合は、テストメールの送信が可能です。
「FUNDOORで自動生成で作成する」もしくは「PDFファイルでアップロード」の「FUNDOORから案内メールを送信する場合」の確認画面まで進み、以下をご確認ください。
テストメールの送信方法
テストメールの送信方法
招集通知を1度送ったのち、「招集通知」の修正はできないため、テストメールを送信して、株主に送られる以下を確認しましょう。
・メール
・招集通知
・委任状
「テストメールの送信」に送信したいメールアドレスを入力します。
「テストメールを送信する（株主には送られません）」ボタンをクリックします。
▼テストメールで確認できること
・招集通知の受け取りメール
・招集通知
・委任状および委任状の作成
▼テストメールで確認できないこと
・委任状の提出
【ご注意事項】
以下条件に当てはまる場合は確認できませんのでご注意ください。
サブ担当者用テストメール
テスト総会
みなし開催の場合
みなし開催の場合
💡会社法 319条
「全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、
当該提案を可決する旨の株主総会の決議があったものとみなす。」
これをみなし決議、または書面決議と言います。
みなし決議にて株主総会の開催を行う場合は、招集通知の発送期限が存在しないため、株主様からの同意さえ得ることができれば、最短で1日にて株主総会の開催を行うことができます。
💡提案権同意書とは？
「みなし決議」にて用いられる株主総会の報告事項や決議事項について株主様に説明し、
その内容に同意してもらうための書類です。
提案権同意書の内容に株主様全員から同意を得ることで、
株主総会を実際に開催することなく「開催した」とみなすことができます。
１.グローバルナビゲーション（ヘッダーメニュー）の株主管理より「株主総会」を選択し、「株主総会を開催する」をクリックしてください。
2.「株主総会を開催する」もしくは「株主総会の開催」をクリックします。
※2回目以降の場合は、画面右上「株主総会を開催する」のボタンのみとなります。
3.「みなし開催」を選択し「株主全員から同意を得られることを株主に確認済みです」をチェック後、「つぎへ」をクリックします。
4.必要情報を入力し「つぎへ」をクリックしてください。
※定時総会の場合は「第○回定時株主総会」に該当の数字をご入力ください。
※「種類株主総会」を選択の場合は、該当する種類株をご選択ください。
英語版の提案書の作成について詳細はこちら
5.議案を設定し、「作成する」をクリックします。
実開催と同じく、定時株主総会であれば報告事項と決議事項に分けて議案を設定します。
決議事項に関しては、FUNDOORで用意している議案テンプレートから選択いただくことが可能です。
テンプレートに合う議案がない際は、一番下の「その他」より「普通決議」「特別決議」に合わせて入力して議案設定をお願いいたします。
6.提案書を設定します。
ダッシュボードの「提案書を作成しましょう」をクリックします。
提案書をFUNDOORで自動生成で作成する場合
提案書をFUNDOORで自動生成で作成する場合
1.「FUNDOORで自動作成」を選択し、「つぎへ」をクリックします。
2.入力欄の必要事項を入力し、「つぎへ」をクリックします。
3.必要な場合はファイルの添付を行い、「つぎへ」をクリックします。
4.同意書の設定を行い、「つぎへ」をクリックします。
5.FUNDOORより案内メールの送信の有無を選択し、「つぎへ」を選択します。
案内メールをFUNDOORから送信する場合
案内メールをFUNDOORから送信する場合
6.送信する株主を選択し、「確認画面へ」をクリックします。
7.確認画面で、誤りがないことを確認後「送信する」をクリックします。
※「招集通知」 「委任状」をクリックすることで、切替が可能です。
FUNDOORから案内メールを送信しない場合
FUNDOORから案内メールを送信しない場合
6.提案書配信日を入力し、完了をクリックしてください。
⚠️注意
一度入力完了すると、後から変更をすることができません。
そのため、入力に誤りがないか必ず確認を行ってください。
提案書をPDFファイルでアップロードする場合
提案書をPDFファイルでアップロードする場合
1.「作成したPDFファイルをアップロード」を選択し、「つぎへ」をクリックします。
2.貴社にてご用意をいただいた提案書をPDFファイルにて添付します。
3.必要な場合は資料の添付を行い、「つぎへ」をクリックします。
※提案書とは別にその他の資料を添付して送付することが可能です。
4.同意書の内容にお間違いがないか確認を行い、「つぎへ」をクリックします。
FUNDOORから案内メールを送信する場合
FUNDOORから案内メールを送信する場合
5.「案内メールを送信する」を選択し、「つぎへ」をクリックします。
6.送信する株主を選択し、「確認画面へ」をクリックします。
7.確認画面で、誤りがないことを確認後「送信する」をクリックします。
※見本上の「提案書」 「同意書」をクリックすることで、切替が可能です。
FUNDOORから案内メールを送信しない場合
FUNDOORから案内メールを送信しない場合
5.「案内メールを送信する」を選択し、「つぎへ」をクリックします。
6.提案書配信日を入力し、完了をクリックしてください。
⚠️注意
一度入力完了すると、後から変更をすることができません。
そのため、入力に誤りがないか必ず確認を行ってください。
テストメールを送信したい場合
FUNDOORから案内メールを送る場合は、テストメールの送信が可能です。
「FUNDOORで自動生成で作成する」もしくは「PDFファイルでアップロード」の「FUNDOORから案内メールを送信する場合」の確認画面まで進み、以下をご確認ください。
テストメールの送信方法
テストメールの送信方法
招集通知を1度送ったのち、「招集通知」の修正はできないため、テストメールを送信して、株主に送られる以下を確認しましょう。
メール
招集通知
委任状
「テストメールの送信」に送信したいメールアドレスを入力します。
「テストメールを送信する（株主には送られません）」ボタンをクリックします。
▼テストメールで確認できること
・招集通知の受け取りメール
・招集通知
・委任状および委任状の作成
▼テストメールで確認できないこと
・委任状の提出
【ご注意事項】
以下条件に当てはまる場合は確認できませんのでご注意ください。
💡 よくある質問
Q：株主総会の登録画面で開催場所の住所がデフォルトで入っているのですが、入力済み住所の変更を設定できますか。
Q：株主総会の登録画面で開催場所の住所がデフォルトで入っているのですが、入力済み住所の変更を設定できますか。
A：ステータスにかかわらず、直近で作成された株主総会の開催住所が自動で入力される仕様となっております。
（総会のステータスに関わらず、一番新しく作成された総会です）
Q：株主総会の招集通知が送れない株主がいるのはなぜですか？
Q：株主総会の招集通知が送れない株主がいるのはなぜですか？
A：考えられる要因は以下2点です。
・株主名簿に「メールアドレス」が登録されていない場合
・ 「電磁的招集に関する事前承諾」が「未承諾」の場合
Q：法人株主のメイン・サブ担当のどのメールアドレスに株主総会の招集通知が届きますか？
Q：法人株主のメイン・サブ担当のどのメールアドレスに株主総会の招集通知が届きますか？
A：メイン・サブの両方に招集通知（メール）は送信されます。
ただし、委任状の回答は「メイン」の方のみとなります。
Q：臨時株主総会と種類株主総会を同時に開催する場合、一通の招集通知で送れますか？
Q：臨時株主総会と種類株主総会を同時に開催する場合、一通の招集通知で送れますか？
A：現状まとめて招集通知を送る機能はございません。
そのため、それぞれの総会ごとに分けて送付いただく必要がございます。
Q：宛先の選択まで完了した状態で、下書き保存することは可能でしょうか？
Q：宛先の選択まで完了した状態で、下書き保存することは可能でしょうか？
A：以下の操作をおこなうことで、下書き保存することは可能です。
1.招集通知の送信先を選択し、右下の「確認画面へ」をクリックします。
2.確認画面の右上の「下書き保存して閉じる」をクリックします。
※以下の画面までの情報が、下書きされます。
③招集通知の確認・委任状の回答を行う方法
💡 よくある質問
Q：株主総会の委任状が回答できない
Q：株主総会の委任状が回答できない
A：考えられる要因がいくつかございます。恐れいりますが、こちらをご覧ください。
Q：（株主様が）株主総会の招集通知をダウンロードしたい
Q：（株主様が）株主総会の招集通知をダウンロードしたい
A：ダウンロード可能です 詳細はこちらをご覧ください。
Q：（株主様が）株主総会の委任状をダウンロードしたい
Q：（株主様が）株主総会の委任状をダウンロードしたい
A：ダウンロード可能です。詳細はこちらをご覧ください。
Q：株主総会の委任状を修正したい（修正して再提出をしたい）
Q：株主総会の委任状を修正したい（修正して再提出をしたい）
A：株主総会の開催日時までは、修正可能です。
④委任状回答状況の確認、出欠席・議決状況の編集、招集通知および委任状の再送など
⑤株主総会の削除
株主総会の削除は「オーナー」のみ行うことが可能です。
【ご注意事項】
削除した場合、作成した取締役会の議事録情報も全て削除され、データの復元もできません。
会社法上、取締役会の議事録は10年間の保管が必要となりますので削除される際は本当に削除しても良いかどうか再度ご確認いただき、自らの責任と判断のもとで行ってください。
株式会社FUNDINNOは一切責任を負いません。
⑥株主総会に関するよくある質問
本ページに記載の無い、質問がありましたら以下のページよりお探しください。
説明は以上でございます。
ご不明点がある場合は、画面右下のチャットよりお問い合わせください。