FUNDOORの株主総会なら、簡単に株主総会を開催することができます。
こちらのページでは、株主総会の作成方法から、株主に招集通知を送信するまでの流れを説明します。
①株主総会の作成の前のご注意点
FUNDOORの「株主総会」機能をご利用いただくには、事前に以下ご準備いただく必要がございます。
1 | 株主名簿の登録 | |
2 | 株主様と電子にて招集通知発送を行うことの同意を得る |
💡 よくある質問
Q：電子にて招集通知発送を行うことの同意を得られなかった場合はどうなるの？
Q：電子にて招集通知発送を行うことの同意を得られなかった場合はどうなるの？
A：FUNDOORより、電子にて招集通知を送ることができません。（郵送で「招集通知」と「委任状」を株主様にお送りする必要がります）
②株主総会の作成・招集通知の送信方法
実開催の場合
実開催の場合
1.グローバルナビゲーション（ヘッダーメニュー）の株主管理より「株主総会」を選択してください。
2.「株主総会を開催する」もしくは「株主総会の開催」をクリックしてください。
※2回目以降の場合は、画面右上「株主総会を開催する」のボタンのみとなります。
3.「実開催する」を選択し「つぎへ」をクリックしてください。
4.表示されている項目に併せて、基本情報を入力し、右下「つぎへ」をクリックしてください。
💡基準日「なし」をお選びいただいた場合は、招集通知送信日が基準日となります。
株主様に海外の方がいらっしゃる場合、英語版の招集通知をFUNDOORで作成・添付して招集通知として送付することが可能です。
詳細についてはこちら
5.議案の設定
定時株主総会では「報告事項」と「決議事項」に分けて議案を設定します。
決議事項に関しては、FUNDOORで用意している議案テンプレートから選択いただくことが可能です。
テンプレートに合う議案がない際は、一番下の「その他」より「普通決議」「特別決議」に合わせて入力して議案設定をお願いいたします。
6.招集通知の設定
議案の設定をした後は、招集通知の設定を行います。
まずは。招集通知をFUNDOORで「自動作成で生成」か既に貴社で作成頂いた招集通知を「PDFファイルでアップロード」をするか選択します。
FUNDOORで自動生成で作成する
FUNDOORで自動生成で作成する
入力欄の必要事項を入力します。
PDFファイルでアップロード
PDFファイルでアップロード
貴社にてご用意をいただいた招集通知をPDFファイルにて添付します。
5.添付ファイルを選択します。
・添付資料がある場合：資料をアップロード後「つぎへ」をクリックしてください。
・添付資料がない場合：アップロードなどを行わずに「つぎへ」をクリックしてください。
6.委任状の設定
委任状の設定を行います。
入力欄に沿って、必要事項を入力します。
メール送信先選択画面にて、メールを送信する先を選択し、「確認画面へ」をクリックしてください。
7.テストメールを送信します。（株主様へ送信されるメールや招集通知を確認します）
招集通知を1度送ったのち、「招集通知」の修正はできません。
したがいまして、テストメールを送信して、株主に送られる以下を確認しましょう。
・メール
・招集通知
・委任状
「テストメールの送信」にメールアドレスを入力し、
「テストメールを送信する（株主には送られません）」ボタンをクリックします。
▼テストメールで確認できること
・招集通知の受け取りメール
・招集通知
・委任状および委任状の作成
▼テストメールで確認できないこと
・委任状の提出
【ご注意事項】
以下条件に当てはまる場合は確認できませんのでご注意ください。
サブ担当者用テストメール
「英語版」の招集通知のみが添付されているテストメール
「英語版」と「日本語版」両方の招集通知が添付されている場合の「英語版」テストメール
テスト総会
8.入力内容を確認の上「送信する」をクリックしてください。
【ご注意事項】 1度送信が完了してしまうと株主総会の情報変更ができません。
みなし開催の場合
みなし開催の場合
💡会社法 319条
「全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、
当該提案を可決する旨の株主総会の決議があったものとみなす。」
これをみなし決議、または書面決議と言います。
みなし決議にて株主総会の開催を行う場合は、招集通知の発送期限が存在しないため、株主様からの同意さえ得ることができれば、最短で1日にて株主総会の開催を行うことができます。
💡提案権同意書とは？
「みなし決議」にて用いられる株主総会の報告事項や決議事項について株主様に説明し、
その内容に同意してもらうための書類です。
提案権同意書の内容に株主様全員から同意を得ることで、
株主総会を実際に開催することなく「開催した」とみなすことができます。
1.グローバルナビゲーション（ヘッダーメニュー）の株主管理より「株主総会」を選択し、「株主総会を開催する」をクリックしてください。
2.「みなし開催」を選択し「株主全員から同意を得られることを株主に確認済みです」をチェック後、「つぎへ」をクリックしてください。
3.必要情報を入力し「つぎへ」をクリックしてください。
※定時総会の場合は「第○回定時株主総会」に該当の数字をご入力ください。
※「種類株主総会」を選択の場合は、該当する種類株をご選択ください。
英語版の提案書の作成について詳細はこちら
議案の設定
実開催と同じく、定時株主総会であれば報告事項と決議事項に分けて議案を設定します。
決議事項に関しては、FUNDOORで用意している議案テンプレートから選択いただくことが可能です。
テンプレートに合う議案がない際は、一番下の「その他」より「普通決議」「特別決議」に合わせて入力して議案設定をお願いいたします。
招集通知の設定
議案の設定をした後は、招集通知の設定を行います。
まずは。招集通知をFUNDOORで「自動作成で生成」か既に貴社で作成頂いた招集通知を「PDFファイルでアップロード」をするか選択します。
FUNDOORで自動生成で作成する
FUNDOORで自動生成で作成する
入力欄の必要事項を入力します。
PDFファイルでアップロード
PDFファイルでアップロード
貴社にてご用意をいただいた招集通知をPDFファイルにて添付します。
4.添付ファイルを選択します。
・添付資料がある場合：資料をアップロード後「つぎへ」をクリックしてください。
・添付資料がない場合：アップロードなどを行わずに「つぎへ」をクリックしてください。
5.株主様選択画面にて、メールを送信する先を指定し、「確認画面へ」をクリックしてください。
6.テストメールを送信します。（株主様へ送信されるメールや提案書を確認します）
招集通知を1度送ったのち、「招集通知」の修正はできません。
したがいまして、テストメールを送信して、株主に送られる以下を確認しましょう。
・メール
・提案書
・同意書
「テストメールの送信」にメールアドレスを入力し、
「テストメールを送信する（株主には送られません）」ボタンをクリックします。
▼テストメールで確認できること
・招集通知の受け取りメール
・招集通知
・委任状および委任状の作成
▼テストメールで確認できないこと
・委任状の提出
【ご注意事項】
以下条件に当てはまる場合は確認できませんのでご注意ください。
サブ担当者用テストメール
「英語版」の招集通知のみが添付されているテストメール
「英語版」と「日本語版」両方の招集通知が添付されている場合の「英語版」テストメール
テスト総会
7.入力内容を確認の上「送信する」をクリックしてください。
【ご注意事項】
1度送信が完了してしまうと株主総会の情報変更ができません。
💡 よくある質問
Q：株主総会の登録画面で開催場所の住所がデフォルトで入っているのですが、入力済み住所の変更を設定できますか。
Q：株主総会の登録画面で開催場所の住所がデフォルトで入っているのですが、入力済み住所の変更を設定できますか。
A：ステータスにかかわらず、直近で作成された株主総会の開催住所が自動で入力される仕様となっております。
（総会のステータスに関わらず、一番新しく作成された総会です）
Q：株主総会の招集通知が送れない株主がいるのはなぜですか？
Q：株主総会の招集通知が送れない株主がいるのはなぜですか？
A：考えられる要因は以下2点です。
・株主名簿に「メールアドレス」が登録されていない場合
・ 「電磁的招集に関する事前承諾」が「未承諾」の場合
Q：法人株主のメイン・サブ担当のどのメールアドレスに株主総会の招集通知が届くの？
Q：法人株主のメイン・サブ担当のどのメールアドレスに株主総会の招集通知が届くの？
A：メイン・サブの両方に招集通知（メール）は送信されます。
ただし、委任状の回答は「メイン」の方のみとなります。
Q：株主総会の委任状も作成できる？
Q：株主総会の委任状も作成できる？
A：招集通知作成に伴い、FUNDOORにて情報を入力いただくと自動で委任状が作成されます。また、招集通知送信と併せて委任状も送付されます。
※設定いただいた議題をもとに委任状を作成されます。
Q：株主総会の招集通知は修正できる？
Q：株主総会の招集通知は修正できる？
A：招集通知送信後、招集通知を修正・削除することはできません。
送信前にご確認の上、送信ください。
Q：株主総会の招集通知は英語に対応していますか？
Q：株主総会の招集通知は英語に対応していますか？
A：対応しています。 詳細はこちらをご覧ください。
Q：臨時株主総会と種類株主総会を同時に開催する場合、一通の招集通知で送れますか？
Q：臨時株主総会と種類株主総会を同時に開催する場合、一通の招集通知で送れますか？
A：現状まとめて招集通知を送る機能はございません。
そのため、それぞれの総会ごとに分けて送付いただく必要がございます。
Q：宛先の選択まで完了した状態で、下書き保存することは可能でしょうか？
Q：宛先の選択まで完了した状態で、下書き保存することは可能でしょうか？
A：以下の操作をおこなうことで、下書き保存することは可能です。
1.招集通知の送信先を選択し、右下の「確認画面へ」をクリックします。
2.確認画面の右上の「✕」をクリックします。
※以下の画面までの情報が、下書きされます。
③招集通知の確認・委任状の回答を行う方法
💡 よくある質問
Q：（株主様が）株主総会の招集通知をダウンロードしたい
Q：（株主様が）株主総会の招集通知をダウンロードしたい
A：ダウンロード可能です 詳細はこちらをご覧ください。
Q：（株主様が）株主総会の委任状をダウンロードしたい
Q：（株主様が）株主総会の委任状をダウンロードしたい
A：ダウンロード可能です。詳細はこちらをご覧ください。
Q：株主総会の委任状を修正したい（修正して再提出をしたい）
Q：株主総会の委任状を修正したい（修正して再提出をしたい）
A：株主総会の開催日時までは、修正可能です。
④委任状回答状況の確認、出欠席・議決状況の編集、招集通知および委任状の再送など
⑤株主総会の削除
株主総会の削除は「オーナー」のみ行うことが可能です。
【ご注意事項】
削除した場合、作成した取締役会の議事録情報も全て削除され、データの復元もできません。
会社法上、取締役会の議事録は10年間の保管が必要となりますので削除される際は本当に削除しても良いかどうか再度ご確認いただき、自らの責任と判断のもとで行ってください。
株式会社FUNDINNOは一切責任を負いません。
⑥株主総会に関するよくある質問
本ページに記載の無い、質問がありましたら以下のページよりお探しください。
説明は以上でございます。
ご不明点がある場合は、画面右下のチャットよりお問い合わせください。